Organización y Gestión Documental

Con el fin de facilitar un Programa de Gestión Documental de acuerdo a la normatividad archivística y de gestión documental Colombiana y como apoyo a sus procesos relacionados con esta materia, iYu informa sobre la normatividad vigente, relacionada con los archivos, brindando lineamientos generales sobre la importancia y adopción de los programas de gestión documental y sobre las consecuencias que implica su incumplimiento.

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Etapas de la Gestión Documental

Producción

Organización

Recepción

Consulta

Distribución

Conservación

Trámite

Disposición Final

Justificación / Normatividad

El Archivo General de la Nación de Colombia mediante el Sistema Nacional de Archivos con el apoyo de la Contraloría General de la República propenden porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos, estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental, que contribuyan a la racionalización del uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.

De igual forma el AGN y la Contraloría velarán por el cumplimiento de las normas archivísticas, cuya observancia redunda en la adecuada organización, conservación, uso y acceso de la información. Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación, así como las demás normas aplicables a la entidad.

Ley 594 de 2000.

Ley general de Archivos. Artículo 21. “Programas de Gestión Documental”. 

Decreto 2609 de 2012.

Reglamenta el Título V de la Ley 594de 2000, “Disposiciones en materia de gestión documental”. Capítulo II. Programa de Gestión Documental.

Ley 1712 de 2014.

Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional Artículos 15, Programa de Gestión Documental y Articulo 17, Sistemas de información.

Decreto 103 de 2015.

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

Documentos Entrantes

Gastos en Papelería

Impacto Ambiental

Menos Documentos Entrantes con iYu
Menos Gastos papelería con iYu
Impacto Ambiental con iYu

Un Ejemplo, El Caso de Bancolombia

Eliana Salgado cita el caso de Bancolombia que desde hace cuatro años ha puesto en marcha un plan para reducir las impresiones.

Tenían entre ocho y nueve millones de documentos al mes y ahora están entre 5,5 y seis millones al mes, lo que muestra un ahorro significativo en términos económicos, de productividad y de impacto medio ambiental.

“Cuando un documento nace electrónico y transita así en la organización para compartirlo y comentarlo se hace un ahorro importante”, afirma Salgado.

T.R.D

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Resolución 985 de 2014- “Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”

Beneficios:

Recuperación de la información
Control y acceso de los documentos.
Racionalizar la producción documental.
Regula la transferencia de los documentos en las oficinas de los archivos.
Racionalización de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.

T.V.D

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Resolución 985 de 2014- “Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”

Intervención de Fondo Acumulado

Documentos reunidos por la Entidad o Empresa en el transcurso de su vida, sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Para identificar el fondo acumulado, se debe tomar en cuenta la fecha de la ultima reestructuración, con el fin de tomar esta fecha como limite entre las T.R.D. Y T.V.D. Es decir desde la ultima reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas T.R.D que se aplicaran en ese mismo periodo puesto que la documentación producida por la Entidad o Empresa reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la ultima etapa de vida institucional.

Igualmente, la documentación generada durante el periodo comprendido entre la creación de la Entidad o Empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de “Fondos Acumulados”

Digitalización

La digitalización es el proceso de convertir información analógica en formato digital. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, microformas, películas, efemérides, objetos tridimensionales, etc.

El objetivo de la digitalización es mejorar el accesos a los materiales. A tal fin, muchos de los materiales digitalizados pueden ser buscados  a través de bases de datos en internet.

Para que los materiales puedan ser digitalizados existen varias maneras de capturarlos: por medio de escaner, fotografía digital, grabación digital, etc. Una amplia variedad está disponible para ayudar en este proceso.

Resulta evidente que la primera razón, responde a la necesidad de realizar copias de los fondos que se conservan en un archivo. Las fotocopias en papel y en microfilm han dado paso al formato digital que presenta ventajas lo suficientemente significativas como para que tanto Empresas como Entidades hayan depositado en el entorno digital todas sus expectativas.

Como primera de las ventajas de este formato se puede señalar una mayor rapidez en la recuperación de la copia digital deseada, manejando si se define metadatos que se asocien a dicha imagen, además sistemas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) mediante los que se pueden extraer caracteres de la imagen digital y, sobre ellos, realizar búsquedas a texto completo.

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