Un gran sistema de gestión documental

La Gestión Documental de una Organización requiere de la coordinación de varios actores y de la definición y la aplicación de unas reglas de negocio estandarizadas.

Instrumentos como las Tablas de Retención, el Inventario Documental las políticas de gestión y en general todos los aspectos considerados como parte del denominado “Programa de Gestión Documental”, son esenciales para una correcta dinámica de los flujos de información.

ORFEO fue diseñado para apoyar todas las actividades que demanda la administración y el control de la documentación que una empresa recibe y produce.

Reducción de costos

  • Licenciamiento GPL
  • Mantenimiento económico
  • Acceso a nuevas versiones
  • Mejora tiempos de respuesta

Mejora de recursos

  • Buen uso de plataforma tecnológica
  • Proyección de recursos
  • Disminución insumos gestión documental

Avance tecnológico

  • Compatible con nuevas tecnologías
  • Bajo grado de obsolescencia
  • Independencia tecnológica
  • Seguridad de información
  • Independencia tecnológica

Actualidad de procesos

  • Depuración de procedimientos
  • Automatización de tareas
  • Re-definición de procesos
  • Bases de datos de conocimiento
  • Normalización de conceptos

Oportunidad de la gestión

  • Flujo de trabajo
  • Información en tiempo real
  • Herramientas gerenciales
  • Acceso virtual a la información

Control de información

  • Centralización de datos
  • Trazabilidad de transacción
  • Control de términos
  • Repartición de carga
  • Indicadores de gestión
  • Cuantificación en tiempo real

Cultura Organizacional

  • Auto control de tareas
  • Interacción eficiente
  • Hábitos comunes de gestión

¿Por qué ORFEO?

El Sistema de Gestión Documental ORFEO es una herramienta informática que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias de los procesos que componen un Programa (Plan) de Gestión Documental basándose en lo estipulado por la normatividad archivística. Su funcionalidad fue diseñada pensando en la solución a las necesidades de Registro, Almacenamiento, Administración y Control de los documentos producidos y recibidos por una organización.

Este aplicativo ha evolucionado desde su primera versión y hoy en día gracias a su tipo de licenciamiento (General Public License – GPL) que además es multiusuario, a diferencia del software privativo, que nunca será propiedad de la organización que lo usa, esto hará posible su personalización sin incurrir en grandes inversiones. 

Módulos del sistema

De manera general la funcionalidad del Sistema de Gestión Documental Orfeo está conformada por módulos que permiten la correcta trazabilidad de un documento, entre estos tenemos:

Módulo de gestión

Módulo de expedientes

 Módulo de envíos

Módulo de administrador

Módulo de consultas

 Auditoría histórica

Módulo de TRD

Módulo de estadísticas 

 Publicación WEB

Módulo de digitalización

Módulo de archivo

 Módulo PQR

Módulo de radicación

Módulo de prestamos

 Interacción vía mail

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